Bases de participación


La Fiesta se llevará a cabo el 21, 22 y 23 de abril

Sede principal

Centro Cultural Universitario


Fecha y horarios

Viernes 21, sábado 22 y domingo 23 de abril del 2017
10:00 a 20:00 horas


Participantes

Editoriales de obras literarias de todos los tiempos, autores y géneros.


Compromisos de la UNAM

La UNAM proporcionará a cada casa editorial una dotación de rosas para obsequiar a sus compradores, únicamente el 23 de abril, Día Internacional del Libro y del Derecho de Autor.

La UNAM integrará un programa cultural con las actividades propuestas por las editoriales, asignará espacios, horarios y recursos técnicos básicos para su realización.

Se establecerá una zona de alimentos y bebidas a precios accesibles.


Servicios proporcionados por el comité organizador

  • Cafetería
  • Servicio médico
  • Vigilancia
  • Baños
  • Equipo contra incendios

Obligaciones básicas del expositor

Proporcionar al Comité Organizador la información que se le solicite respecto a la casa editorial que representa, la relación de los fondos que exhibirá y la cantidad de títulos con los que participará, incluyendo sus precios.

  • Respetar los precios de lista
  • Entregar nota de venta o factura al público que lo solicite
  • Entregar al Comité Organizador información de sus ventas al público: número de títulos, número de ejemplares vendidos y monto total recaudado (estos datos se utilizarán exclusivamente para fines estadísticos)

Inscripción

1. Del 23 al 27 de enero: llenar en línea la Solicitud de Inscripción ingresando a www.universodeletras.unam.mx/fiesta2017 (las editoriales que participaron en 2016 deberán inscribirse oportunamente en este periodo para conservar los locales que les fueron asignados, de lo contrario, el Comité Organizador estará facultado para asignar el espacio a otra editorial).

2. Del 7 al 10 de febrero: el Comité Organizador confirmará el o los números de locales (se dará prioridad a las editoriales que participaron en la emisión 2016).

3. El 3 de marzo: fecha límite de pago. El depósito deberá realizarse utilizando la ficha que será proporcionada por el Comité Organizador, junto con la confirmación de número o números de local. En caso de preferir transferencia bancaria, se deberá solicitar el número CLABE de la UNAM al correo electrónico: flibro@unam.mx El comprobante de depósito o de transferencia deberá enviarse al correo electrónico señalado en el párrafo anterior, junto con los datos necesarios para elaborar el comprobante fiscal digital (RFC, razón social, domicilio).


Llenado de la solicitud de inscripción

Anotar claramente todos los datos que se solicitan.

Registrar el fondo y/o institución que representa.

El representante de la o las editoriales participantes, deberá anexar una carta por cada una de ellas autorizándole la venta de su fondo y la gestión administrativa ante la UNAM.

Nota: A menos que se trate de una coedición, no se permite que dos empresas representen a un mismo fondo.

La solicitud de inscripción estará disponible en: www.universodeletras.unam.mx/fiesta2017


Aportación

La aportación de un local es de $8,000.00 (ocho mil pesos 00/100 M.N), por dos locales el costo es de $14,500.00 (catorce mil quinientos pesos 00/100 M.N.) y por tres locales, de $21,500.00 (veintiún mil quinientos pesos 00/100 M.N.).

La aportación deberá realizarse exclusivamente con los datos contenidos en la ficha de depósito o transferencia que los organizadores de la Fiesta le harán llegar.

El comprobante fiscal digital será enviado por correo electrónico, siempre y cuando hayan sido proporcionados los datos señalados en el numeral 3 de la sección “Inscripción” y la ficha original entregada el día del montaje.

El Comité Organizador se reserva el derecho de reasignar los locales por causas de fuerza mayor.

Queda prohibida la cesión total o parcial del local a personas o empresas distintas a la registrada.

No habrá reembolsos por cancelación.


Características, logística para exhibición de materiales y maniobras en los locales del Centro Cultural Universitario

Dimensiones y estructura

Los locales son montados en espacios abiertos, no climatizados, cubiertos con carpas y con las siguientes características:

  • Medidas: 3 X 3 X 2.5 de altura
  • Paredes laterales en paneles color blanco
  • Antepecho de 35 cm., con el nombre y número de expositor en letras mayúsculas de vinil auto adherible, con un máximo de 25 caracteres
  • Iluminación interior
  • Contacto eléctrico doble, polarizado en caja con una capacidad máxima de 500 watts
  • 2 sillas
  • 1 bote para basura
  • 1 mesa con paño
  • Exhibidores

Montaje

Jueves 20 de abril: el montaje de los libros deberá realizarse a partir de las 10:00 y hasta las 19:00 horas.

Los locales que no hayan sido ocupados el jueves 20 de abril a las 19:00 horas se considerarán vacantes y el Comité Organizador podrá reasignarlos. El expositor ausente no tendrá derecho a la devolución de su aportación.

El mobiliario y los materiales que se utilicen no deberán rebasar el espacio asignado.

Al terminar el montaje, el local deberá quedar bien cerrado durante la tarde y noche. Es indispensable utilizar para ello una manta o plástico no transparente.

Antes de retirarse, el expositor deberá avisar al Comité Organizador para que un representante verifique que el local se encuentra debidamente cerrado.

La Fiesta del Libro y la Rosa no se hace responsable de artículos de valor, equipo o libros; tampoco por daños o pérdidas causadas por incendios, vandalismo o fenómenos naturales, por lo que se sugiere comprar un seguro que cubra cualquier eventualidad.


Operación

El expositor deberá contar con un punto de venta inalámbrico.

Se autoriza toda forma de publicidad dentro del local, siempre y cuando no se perforen las paredes con clavos u otras herramientas.

Se solicita no colocar señalamientos improvisados, cartulinas, volantes y materiales similares.

No está permitido el uso de sonido ni de altavoces.

No se podrán realizar actividades culturales dentro de los locales (mimos, narradores orales, payasos, mojigangas, etcétera) ni en espacios abiertos sin autorización previa del Comité Organizador.

Sólo se podrá atender al público y vender libros dentro del local.

Los expositores deberán tomar en cuenta que las actividades de la fiesta no sólo son literarias sino también escénicas, por lo que el programa integrará música, danza y teatro en espacios al aire libre.


Desmontaje

Domingo 23 de abril: los locales deberán desmontarse a partir de las 20:00 y hasta las 24:00 horas. No se permitirá iniciar embalaje y carga antes de la hora indicada.

El local deberá entregarse al Comité Organizador en las mismas condiciones en las que fue recibido, y esperar su visto bueno antes de abandonar las instalaciones.

Los libros y demás artículos que no se retiren en el plazo establecido se considerarán abandonados y sin derecho a reclamación.


Carga y descarga

Las maniobras de carga y descarga se harán en el sitio que el Comité Organizador defina y del que se informará oportunamente.

El vehículo utilizado para ello deberá retirarse al concluir las maniobras.

Los vehículos en espera de turno deberán ubicarse en zonas circunvecinas donde esté permitido el estacionamiento.

Queda prohibido subir vehículos a cualquiera de las explanadas del Centro Cultural Universitario.

El expositor transportará sus materiales con sus propios medios.


Apertura y horarios de servicio

Los locales permanecerán abiertos, los tres días de duración de la Fiesta, de las 10:00 a las 20:00 horas.

El expositor está obligado a abrir y arreglar su local 30 minutos antes de la apertura de la Fiesta y a mantener a su personal hasta la hora del cierre.

Los locales que se encuentren cerrados después de la apertura de la Fiesta serán abiertos por el Comité Organizador, sin responsabilidad alguna sobre los mismos.

La Fiesta del Libro y la Rosa no es responsable de las pérdidas que los participantes pudieran sufrir por no cumplir con el horario de servicio.


Estacionamiento

El Comité Organizador entregará para cada local un tarjetón de acceso gratuito al estacionamiento 4 del Centro Cultural Universitario, válidos sólo del jueves 20 al domingo 23 de abril.


Gafetes

El día del montaje cada editorial recibirá tres gafetes que deberán portarse de manera visible durante los dos días de la Fiesta.


Seguridad

El servicio de vigilancia operará desde el momento del montaje de los libros hasta el desmontaje de la Fiesta.

Por ser un evento al aire libre, el Comité Organizador recomienda al expositor adquirir una póliza de seguro contra robos y daños parciales o totales de materiales y objetos personales.

Se prohíbe fumar e introducir sustancias químicas o peligrosas en los locales. El expositor debe asegurarse de que la atención al público sea eficiente y amable.


Programa cultural

Actividades editoriales y culturales

La Fiesta del Libro y la Rosa integra un programa cultural en los recintos del Centro Cultural Universitario, algunos de entrada libre y otros a precios universitarios. De igual forma, se organizan cada año actividades propuestas por las editoriales participantes o por el propio Comité Organizador.

Del 14 al 22 de febrero, el expositor podrá enviar sus solicitudes para programar presentaciones editoriales y culturales llenando en línea la Solicitud de actividades editoriales y culturales correspondiente (un formato por cada actividad propuesta), disponible en: www.universodeletras.unam.mx/fiesta2017

Cabe señalar que el 22 de febrero será el último día para registrar actividades en el sitio de la Fiesta.

Considerando que un alto porcentaje del público está integrado por jóvenes universitarios, se sugiere que las presentaciones editoriales no sigan el formato tradicional de autor y presentadores. Lo ideal es que se realicen charlas, diálogos, lecturas en voz alta, etcétera.

No se aceptarán solicitudes extemporáneas ni de sellos no inscritos como expositores en la Fiesta.

Las solicitudes serán atendidas por orden de recepción. La capacidad es limitada, por lo que las solicitudes recibidas al final o de manera extemporánea podrían no ser aceptadas. Se considerarán, por cuestiones de espacio, aquellas que las editoriales envíen como prioridad, por lo que solicitamos las enumeren en orden de importancia, un máximo de 3 solicitudes por editorial.

Los espacios se asignaran en función de la disponibilidad y en ningún caso podrán modificarse, cambiarse o transferirse.

En cada recinto se incluirán: mesa, sillas, micrófonos, paño, personificadores, agua y vasos.

Cualquier elemento extra (pedestales, computadoras, cañón, atriles, pizarrones, rotafolios, pantallas, etcétera) será responsabilidad del solicitante, quien deberá informar al Comité Organizador para facilitar su acceso, instalación y salida.

No se permitirá la instalación de equipo que no haya sido registrado.

Las actividades deberán iniciar a la hora especificada y ninguna deberá exceder 50 minutos. No se dará tiempo de tolerancia para iniciar o para concluir.

Un representante de la editorial o institución deberá acudir al espacio asignado veinte minutos antes de la hora señalada como inicio de su actividad, para preparar el montaje y recibir a los participantes.

Si la presentación editorial incluye alguna actividad artística (cuentacuentos, actores, etcétera), deberá especificarse y contar con el visto bueno del Comité Organizador. En caso contrario no se permitirá su realización.

La Fiesta del Libro y la Rosa no cuenta con camerinos ni espacios para resguardo de material y equipo.

El Comité Organizador confirmará por escrito el espacio y el horario de cada actividad.

El Comité Organizador podrá suspender o modificar el horario de alguna actividad por causas de fuerza mayor.

La Fiesta del libro y la Rosa contará con espacios al aire libre para la realización de espectáculos diversos, cuya programación será determinada por el propio Comité Organizador.


Firma de libros

La firma de libros se realizará sin excepción en cada local. Sus horarios, así como los nombres de los autores participantes, deberán notificarse al Comité Organizador del 14 al 22 de febrero, mediante el llenado en línea del formato correspondiente disponible en: www.universodeletras.unam.mx/fiesta2017

No podrán realizarse firmas improvisadas que no hayan sido notificadas e incluidas oportunamente en el programa de actividades de la Fiesta.


Talleres para jóvenes

Para la realización de talleres, la Fiesta del Libro y la Rosa ofrece espacios cerrados para 20 participantes, de mínimo 12 años de edad, con duración de 50 minutos. Dichos espacios se asignarán en función de la disponibilidad existente. El material necesario para impartir el taller será por cuenta de la editorial y/o Institución solicitante.

El Comité Organizador proporcionará: mesas, sillas, 1 contacto doble y 1 exhibidor para libros. No se permitirá utilizar micrófono ni equipo amplificador, ya que son espacios comunes.

Cualquier elemento extra que requieran que quede bajo resguardo, tendrá que ser notificado al Comité Organizador. Deberán enviar su propuesta al Comité Organizador del 14 al 22 de febrero, mediante el llenado en línea del formato correspondiente.


Programa general

El Comité Organizador elaborará un Programa General con la información confirmada al 22 de febrero, misma que contendrá la lista de expositores y la programación general de la Fiesta: presentaciones editoriales, conferencias, exposiciones, cine, teatro, danza, música, lecturas, firma de libros y actividades académicas.


Difusión

Para la difusión de la Fiesta y de los eventos integrados al Programa General, el Comité Organizador llevará a cabo las siguientes acciones:

  • Campaña de difusión en prensa escrita, páginas digitales, medios electrónicos (radio y televisión) que se realizará por etapas y con diversos soportes.
  • Campaña de imagen que incluirá: espectaculares, volantes, carteles, mantas y dovelas en PumaBuses, distribuidos en el campus universitario: Ciudad Universitaria, Escuelas y Facultades de Estudios Superiores que se ubican en el área metropolitana, planteles de la Escuela Nacional Preparatoria y del Colegio de Ciencias y Humanidades, además de otros sitios clave en la Ciudad de México.
  • Campaña de banners y contenidos en la página principal de la UNAM: www.unam.mx y sus redes sociales.
  • Campaña de publicidad a través del sitio www.cultura.unam.mx así como en redes sociales de la Coordinación de Difusión Cultural y de las entidades de su Subsistema.
  • Plan de inserciones en Gaceta UNAM, así como la publicación de contenido previo a la Fiesta.
  • Conferencia de prensa para anunciar la Fiesta del Libro y la Rosa 2017.
  • Campaña en Radio UNAM y en otras radiodifusoras culturales, así como en emisoras comerciales con las que se establezca convenio; enlaces telefónicos en los noticieros de radio más importantes, entre otros.
  • Transmisión en vivo por Radio UNAM y otras radios culturales y comerciales.
  • La presencia de imagen en portales electrónicos de la UNAM así como en los sitios electrónicos de instituciones con las que la universidad mantiene convenios de intercambio publicitario.
  • Campaña de correo electrónico a través de diversas bases de datos (un millón de destinatarios aproximadamente).
  • Inserciones en periódicos de circulación nacional en revistas especializadas y tiempo libre.
  • Para fortalecer la presencia en medios informativos, es necesario que el expositor entregue al Comité Organizador la información de sus actividades en el formato de Solicitud de actividades editoriales y culturales.

El Comité Organizador estará disponible para enlaces con los medios de comunicación y el envío de boletines informativos.


Cancelación y violaciones

El Comité Organizador se reserva la facultad de reubicar los locales asignados, previa notificación.

En caso de cancelación de la Fiesta del Libro y la Rosa por causas de fuerza mayor, no podrá imputarse responsabilidad alguna al Comité Organizador.

El expositor puede ser excluido de la Fiesta por la violación grave o reiterada de las presentes Bases de Participación o por la realización de actos que lesionen la imagen del evento, rompan su armonía o perturben las actividades generales.


Material de exhibición y venta

El Comité Organizador se reserva el derecho de retirar cualquier material que dañe la imagen del evento; queda prohibida la venta o exposición de materiales que carezcan de los derechos correspondientes o que se encuentren sujetos a controversias sobre propiedad autoral o cualquier otro problema de orden legal.


Contacto

  • Imelda Martorell Nieto. Coordinación General
  • Guadalupe Llamas. Enlace Editorial

flibro@unam.mx
Teléfono 5622 7089
Insurgentes Sur 3000 Circuito Exterior, Centro Cultural Universitario, Delegación Coyoacán. C.P. 04510. Ciudad de México.


FECHAS POR RECORDAR

Inscripción

Del 23 al 27 de enero: llenar en línea la Solicitud de Inscripción.

Del 7 al 10 de febrero: el Comité Organizador confirmará el o los números de locales.

3 de marzo: fecha límite de pago

Actividades editoriales y culturales

14 al 22 de febrero, el expositor podrá enviar sus solicitudes

Montaje

Jueves 20 de abril

Fiesta del libro y la Rosa

Viernes 21, sábado 22 y domingo 23 de abril del 2017 10:00 a 20:00 horas

Desmontaje

Domingo 23 de abril a partir de las 20:00 y hasta las 24:00 horas